ชอว์น แปง กล่าวอย่างภูมิใจว่า “คนส่วนใหญ่ไม่ค่อยประทับใจเกี่ยวกับอุตสาหกรรมเครื่องปรับอากาศ พวกเขาคิดว่าธุรกิจประเภทนี้ไม่ค่อยมีความน่าสนใจหรือไม่ได้รับผลตอบแทนที่ดี หรือทั้งสองอย่าง ยิ่งกว่านั้น พ่อของผมก็วางแผนไว้เป็นอย่างดีว่าจะส่งผมไปเรียนต่างประเทศ” “นี่คือเหตุผลที่ว่าเหตุใด ผมจึงคิดว่าหน้าที่รับผิดชอบของผมก็คือการสืบทอดความฝันของพ่อด้วยการปรับเปลี่ยนและทำให้บริษัทเจริญก้าวหน้ามากกว่าเดิม”
บริษัท กู๊ด แอร์ พีทีอี ลิมิเต็ด ก่อร่างสร้างตัวขึ้นในปี 2519 ด้วยความมุ่งมั่นของชาย 2 คน ซึ่งในตอนแรกบริษัทได้มุ่งเน้นไปเรื่องของการให้บริการเครื่องปรับอากาศในบ้านพัก รวมทั้งบริการด้านการขาย การติดตั้ง และบำรุงรักษา ตอนที่ยังอายุน้อยๆ ชอว์นได้ติดสอยห้อยตามไปกับพ่อและลุงของเขาเพื่อช่วยงานเท่าที่ตัวเองสามารถทำได้ สิ่งนี้ทำให้เขาได้รับประสบการณ์ในการลงมือทำงานด้วยตนเองที่แสนจะมีค่าและได้เรียนรู้เกี่ยวกับวัฏจักรของอุตสาหกรรมโดยตรง
ถึงแม้ว่าเขาจะเข้าทำงานในธนาคารหลังจากที่เขาจะเรียนจบมาจากต่างประเทศ แต่ชอว์นก็ไม่เคยห่างเหินจากธุรกิจของครอบครัว “ผมขายรถคันเก่าของผมเพื่อไปเปลี่ยนเป็นรถตู้เอาไว้ใช้บรรทุกเครื่องมือทั้งหมดเพื่อที่ผมจะได้ให้บริการเกี่ยวกับเครื่องปรับอากาศในช่วงวันหยุดได้อย่างต่อเนื่อง” ชอวน์กล่าวพลางหัวเราะ ในปี 2554 หลังจากที่ทำงานธนาคารมาเป็นระยะเวลากว่าทศวรรษ ชอว์นก็ได้ตัดสินใจที่จะออกจากงานและมาทำธุรกิจของกู๊ดแอร์แทนพ่อของเขา
ด้วยแนวคิดและมุมมองที่แปลกใหม่ไม่เหมือนใคร ชอว์นได้เพิ่มจำนวนพนักงานของกู๊ดแอร์จาก 2 ไปเป็น 50 คนภายในระยะเวลา 5 ปี สิ่งสำคัญสิ่งหนึ่งที่ช่วยผลักดันให้เกิดการขยายตัวในครั้งนี้ก็คือ การตัดสินใจที่จะยกระดับเป้าหมายของกู๊ดแอร์จากเครื่องปรับอากาศสำหรับบ้านพักอาศัยไปเป็นเครื่องปรับอากาศในเชิงพาณิชย์และอุตสาหกรรม
อย่างไรก็ตาม ชอว์นและเมเบิ้ล แวน ซึ่งเป็นผู้จัดการฝ่ายการเงินของเขาก็ต้องพบกับความท้าท้ายครั้งใหม่ เมเบิ้ลกล่าวว่า “ระบบหลังบ้านของเราเป็นกระบวนการที่ต้องใช้คนทำทั้งหมด ที่จริงก็สามารถดำเนินไปได้ดีระดับหนึ่งในตอนต้นด้วยเป็นเพราะเรามีพนักงานจำนวนไม่มาก แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น สิ่งที่เราประสบพบเจออย่างรวดเร็วก็คือฝันร้ายในเรื่องของการบริหารงานซึ่งวิธีแก้ปัญหาเดียวก็คือการจ้างคนเพิ่ม”
งานที่ต้องทำเองโดยที่ไม่มีโปรแกรมช่วย มีจำนวนมาก ทำให้อาจเสียโอกาสทางธุรกิจ
ชอว์นและเมเบิ้ลได้ตระหนักถึงความไม่ยั่งยืนและได้มองหาหนทางอื่นๆ เพื่อที่จะทำให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น
“เราเรียนรู้การทำงานของซอฟต์แวร์จำนวนมากที่พอจะช่วยเราได้ แต่เราไม่แน่ใจว่าซอฟต์แวร์เหล่านั้นจะสามารถใช้งานได้ในระยะยาว ทั้งยังขาดความน่าเชื่อถือเพราะซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่พัฒนาขึ้นจากต่างประเทศ เมื่อได้มารู้จักกับ BizSmart ของ UOB เราก็อุ่นใจได้ว่าการปรับเปลี่ยนของเราในครั้งนี้จะเป็นไปอย่างราบรื่น” เมเบิ้ลกล่าวอย่างจริงใจ
สำหรับแผนการปรับปรุงโครงสร้างครั้งใหญ่ ชอว์นและเมเบิ้ลทราบดีว่าแผนการเปลี่ยนผ่านจะดำเนินไปอย่างยากลำบาก ชอว์นอธิบายว่า “คุณจะมีซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดไว้ใช้ แต่สิ่งที่สร้างความปวดหัวให้กับคุณเป็นประจำไม่เว้นวันก็คือวิธีการในการใช้ซอฟต์แวร์นั้น เราจะต้องสร้างความมั่นใจให้กับพนักงานของเราในการร่วมเดินทางไปกับเราครั้งนี้ เราจึงพยายามอย่างหนักในช่วงระยะการวางแผนเพื่อทำให้แน่ใจว่าการปฏิบัติตามแผนงานจะเป็นไปอย่างราบรื่น”
รู้สึกขอบคุณทีมงาน UOB ที่คอยอยู่เคียงข้าง และช่วยแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น ทีมงานช่วยให้การดำเนินการง่ายกว่าเดิมมาก
ไม่นานนัก พนักงานของกู๊ดแอร์ก็ได้นำเอาผังการดำเนินงานในรูปแบบใหม่มาใช้ด้วยเป็นเพราะพวกเขารู้แล้วว่าสิ่งนี้สามารถช่วยแก้ปัญหามากมายที่พวกเขาจะต้องประสบพบเจออยู่เป็นประจำได้ “ในบางครั้ง พนักงานบางคนก็มาคุยกับเราว่า เป็นไปได้ไหมที่จะปรับปรุงงานในส่วนความรับผิดชอบของพวกเขาให้มีความเหมาะสมมากกว่าเดิม สิ่งนี้ทำให้เรารู้ได้ว่าพวกเขาใช้งานระบบใหม่จริงๆ”
การออกใบแจ้งหนี้และงานด้านการบัญชี
ในอดีต พนักงานจะต้องคอยพิมพ์ใบเสนอราคา รายงานการให้บริการ และใบแจ้งหนี้เพื่อส่งไปให้กับลูกค้าด้วยตนเอง ปัจจุบันกระบวนการด้านการบัญชีทั้งหมดหลังจากที่มีการจัดทำใบเสนอราคาขึ้นจะดำเนินไปอย่างอัตโนมัติ นอกเหนือจากการตัดกระบวนการที่จะต้องนำเอากระดาษมาใช้โดยไม่จำเป็นออกไปแล้ว ชอว์นและเมเบิ้ลก็ไม่ต้องคอยกังวลเกี่ยวกับการส่งใบแจ้งหนี้อีกต่อไป
การจัดการในเรื่องของการจ่ายเงินเดือนและทรัพยากรบุคคล
เมเบิ้ลพบว่ากระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลในการทำธุรกิจจะประหยัดเวลาได้ถึงร้อยละ 50 ด้วยเป็นเพราะว่างานต่างๆ อย่างเช่นการจัดทำสลิปเงินเดือนก็ดำเนินไปอย่างอัตโนมัติ เธอกล่าวว่า “ก่อนที่เราจะใช้ UOB BizSmart ฉันต้องคอยส่งสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานแต่ละคน ฉันต้องคอยตรวจสอบว่าชื่อและรายละเอียดการจ่ายเงินให้กับพวกเขาถูกต้องหรือไม่ จากนั้นก็ต้องคอยแนบไฟล์สลิปเงินเดือนและส่งให้กับพวกเขาทางอีเมล ตอนนี้ ฉันเอาเวลาพวกนั้นไปทำในสิ่งที่มีประโยชน์กว่าแล้ว”
หลังจากที่สามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้า 2 ปัญหา ทั้งในเรื่องของการบัญชีและทรัพยากรบุคคล ซึ่งถือเป็นความท้าทายในองค์กรที่เกิดขึ้นได้แล้ว ในตอนนี้ ชอว์นและเมเบิ้ล กำลังหาข้อมูลเกี่ยวกับโซลูชั่นอื่นๆ ของ BizSmart เพื่อนำมาใช้แก้ปัญหาในงานด้านอื่นๆ ของธุรกิจ ชอว์นกล่าวว่า “เรามีอยู่ 2 แนวคิดที่ยอดเยี่ยมสำหรับการดำเนินงาน เช่น การวางระบบการชำระเงินให้สอดคล้องกับใบแจ้งหนี้โดยอาศัย PayNow QR Code ซึ่งจะช่วยแปลงรายงานการให้บริการที่บันทึกไว้ในกระดาษให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งการสร้างแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซในตอนท้ายสุด ตอนนี้เราเริ่มปรึกษาหารือกับ UOB แล้ว มาดูกันซิว่า เราจะก้าวไปจนถึงจุดไหน”
การนำเอาโซลูชั่น UOB BizSmart มาใช้งานได้ช่วยทำให้ชอว์นสามารถที่จะปรับเปลี่ยนธุรกิจของเขาและดำเนินการตามขั้นตอนที่เป็นรูปธรรมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายท้ายสุดของเขาในการสร้างความประทับใจที่มีต่ออุตสาหกรรมให้แก่คนทั่วไป เขากล่าวสรุปว่า “ความท้าทายต่อไปของผมก็คือ การคิดหาหนทางใหม่ๆ ในการนำเอาเทคโนโลยีมาใช้งานเพื่อเพิ่มยอดขาย เพื่อจะกำจัดภาพลักษณ์ในเชิงลบและเปลี่ยนแปลงวิธีคิด นี่คือวิธีที่ผมจะทำเพื่อการเปลี่ยนแปลงไปสู่ดิจิทัลมากขึ้น”
