Corporate Card คืออะไร คู่มือบัตรเครดิตสำหรับองค์กรหรือบริษัท

การบริหารค่าใช้จ่าย เป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญของผู้ประกอบการและฝ่ายการเงินขององค์กรหรือบริษัท ไม่ว่าจะเป็น ค่าสันทนาการ เลี้ยงรับรองลูกค้า และรวมถึงค่าดำเนินงานภายในอื่นๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการปฏิบัติงาน หากใช้วิธีการเดิม เช่น ให้พนักงานสำรองจ่ายก่อนหรือใช้บัตรเครดิตส่วนตัวในการทำธุรกรรม อาจทำให้ขั้นตอนการติดตาม การตรวจสอบเอกสาร และการบันทึกบัญชีมีความซับซ้อนมากขึ้น เพื่อให้การจัดการค่าใช้จ่ายเป็นระบบ โปร่งใส และสามารถตรวจสอบได้ หลายองค์กรหรือบริษัทเริ่มนำบัตรเครดิตบริษัท หรือ Corporate Card มาใช้เป็นเครื่องมือหลักในการทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของธุรกิจ ช่วยให้กำกับดูแลวงเงินได้ง่ายขึ้น และสนับสนุนการตรวจสอบภายในอย่างมีประสิทธิภาพ

Corporate Card คืออะไร

บัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) คือบัตรเครดิตที่ธนาคารออกให้กับนิติบุคคล (บริษัทจำกัด หรือ บริษัทมหาชนจำกัด) เพื่อใช้สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ เช่น ค่าเดินทาง ค่าอาหาร และค่าที่พักสำหรับพนักงาน ค่าวัสดุสำนักงาน ค่าอบรม หรือรายการจัดซื้ออื่นๆ ตามที่บริษัทกำหนด โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแยกค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลออกจากค่าใช้จ่ายทางธุรกิจอย่างชัดเจน ทั้งนี้ ผู้ถือบัตรอาจเป็นผู้บริหารหรือพนักงานตามที่องค์กรหรือบริษัทกำหนด เพื่อใช้ในการชำระค่าใช้จ่ายที่จำเป็นระหว่างการปฏิบัติงาน ซึ่งช่วยลดขั้นตอนในการเบิกจ่าย และทำให้การจัดการเอกสารทางบัญชีเป็นไปอย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เหตุผลที่เจ้าของธุรกิจไม่ควรใช้บัตรเครดิตส่วนตัวในการทำธุรกิจ

สำหรับธุรกิจที่อยู่ในระยะเติบโต การแยกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจออกจากธุรกรรมส่วนบุคคลเป็นเรื่องสำคัญ เพราะเกี่ยวข้องโดยตรงกับการวางแผนงบประมาณ ความถูกต้องของข้อมูลบัญชี และความน่าเชื่อถือของบริษัทด้านการเงิน ตัวอย่างประเด็นที่พบได้บ่อย ได้แก่

ความเสี่ยงจากรายการค่าใช้จ่ายที่ปะปนกัน

การใช้บัตรเครดิตส่วนตัวชำระค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจทำให้รายการใช้จ่ายส่วนตัวและรายการของบริษัทถูกรวมอยู่ในใบแจ้งยอดเดียวกัน การจำแนกประเภทค่าใช้จ่ายจึงทำได้ยาก และเสี่ยงต่อความคลาดเคลื่อนเมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลังหรือเมื่อจัดทำบัญชี ทั้งยังอาจส่งผลต่อความถูกต้องของงบการเงินและเอกสารภาษีในระยะยาว

ผลกระทบต่อผู้ปฏิบัติงาน

เมื่อบริษัทใช้วิธีให้พนักงานสำรองค่าใช้จ่ายด้วยบัตรเครดิตส่วนตัว พนักงานจะต้องรับภาระด้านกระแสเงินสดด้วยตนเองก่อน และต้องจัดเตรียมเอกสารเพื่อยื่นเบิกคืน ขั้นตอนดังกล่าวอาจกระทบต่อความสะดวกในการปฏิบัติงาน โดยเฉพาะในกรณีที่ค่าใช้จ่ายมีมูลค่าสูงหรือเกิดขึ้นบ่อยครั้ง

ความซับซ้อนของงานบัญชี

การรับข้อมูลค่าใช้จ่ายจากหลายแหล่ง ไม่ว่าจะเป็นเงินสด ใบเสร็จส่วนบุคคล หรือรายการบนบัตรเครดิตส่วนตัว ทำให้ฝ่ายบัญชีต้องใช้เวลามากขึ้นในการรวบรวม ตรวจสอบ และบันทึกข้อมูล ความซับซ้อนดังกล่าวเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด และอาจทำให้กระบวนการปิดบัญชีล่าช้ากว่าที่ควรจะเป็น
การใช้บัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) จึงช่วยให้ธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจถูกบันทึกและตรวจสอบได้อย่างเป็นระบบ ลดความคลาดเคลื่อนในการจัดทำบัญชี และช่วยให้การบริหารค่าใช้จ่ายขององค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อดีของการใช้ Corporate Card สำหรับธุรกิจ

ช่วยลดความจำเป็นในการสำรองจ่าย

การใช้บัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) ทำให้พนักงานสามารถชำระค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานได้โดยตรงผ่านบัตรเครดิตของบริษัท ทดแทนการใช้บัตรเครดิตส่วนบุคคลหรือการสำรองจ่ายระหว่างปฎิบัติงาน และทำให้ขั้นตอนการเบิกคืนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงช่วยลดระยะเวลาการดำเนินการของพนักงานและฝ่ายบัญชีการเงิน

เพิ่มประสิทธิภาพด้านการตรวจสอบ

รายการใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะถูกรวบรวมอยู่ในระบบเดียว ช่วยให้ผู้บริหารและฝ่ายตรวจสอบสามารถติดตามข้อมูลได้อย่างสะดวก และลดความคลาดเคลื่อนในการจำแนกรายการ การบันทึก และการตรวจสอบย้อนหลัง เมื่อมีข้อมูลอยู่ในแหล่งเดียว การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายบริษัทและการกำกับดูแลก็ทำได้แม่นยำขึ้น

สนับสนุนการจัดทำบัญชีอย่างเป็นระบบ

เมื่อข้อมูลค่าใช้จ่ายบริษัทถูกบันทึกเป็นหมวดหมู่และสามารถเข้าถึงได้อย่างต่อเนื่อง ฝ่ายบัญชีสามารถรวบรวมและจัดทำรายงานได้รวดเร็วขึ้น ลดขั้นตอนในการตรวจสอบเอกสารจากหลายแหล่ง และช่วยให้การปิดบัญชีประจำเดือนมีความเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

สนับสนุนการควบคุมงบประมาณ

บริษัทสามารถกำหนดวงเงินการใช้จ่ายให้เหมาะสมกับบทบาทผู้ใช้งานแต่ละรายหรือแต่ละแผนก พร้อมทั้งปรับเปลี่ยนได้ตามนโยบายที่กำหนดไว้ การควบคุมวงเงินในระดับนี้ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นรูปแบบค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ชัดเจนขึ้น ประเมินพฤติกรรมการใช้จ่ายของทีมได้ง่าย และวางแผนงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม นอกจากนี้บัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) ส่วนใหญ่ยังมีระบบป้องกันการทำธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาต ช่วยลดความเสี่ยงและเพิ่มความปลอดภัยในการใช้งานอีกด้วย

Corporate Card เหมาะกับธุรกิจลักษณะใด

ธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายต่อเนื่องหรือเกิดขึ้นเป็นประจำ

ธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายระหว่างการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าจะเป็นการเดินทางเพื่อติดต่อคู่ค้า การประชุมภายนอก การปฏิบัติงานนอกสถานที่ หรือการจัดซื้ออุปกรณ์และวัสดุสำนักงาน มักได้รับประโยชน์อย่างมากจากการใช้บัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) เนื่องจากช่วยให้บริษัทบันทึกและติดตามรายการใช้จ่ายได้อย่างเป็นระบบ ข้อมูลไม่ปะปนกับรายการส่วนบุคคล และสะดวกต่อการตรวจสอบย้อนหลัง นอกจากนี้การใช้บัตรประเภทนี้ยังช่วยให้การชำระค่าใช้จ่ายระหว่างปฏิบัติงานเป็นไปอย่างสะดวก ลดความจำเป็นในการสำรองจ่าย ไม่รบกวนการใช้วงเงินบัตรเครดิตส่วนตัวของพนักงาน และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมต้นทุนการเดินทางและการจัดซื้อขององค์กรหรือบริษัท

ธุรกิจที่ต้องการควบคุมค่าใช้จ่ายหลายแผนก

สำหรับองค์กรหรือบริษัทที่มีหลายหน่วยงานหรือหลายทีมที่ต้องใช้จ่ายในภารกิจที่แตกต่างกัน การใช้บัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) ช่วยให้กำหนดวงเงินและหมวดค่าใช้จ่ายเฉพาะแต่ละแผนกได้อย่างชัดเจน ทำให้ผู้บริหารสามารถติดตามแนวโน้มค่าใช้จ่ายของแต่ละส่วนงานได้ง่ายขึ้น และช่วยสนับสนุนการกำกับดูแลการใช้งบประมาณให้เป็นไปตามนโยบายขององค์กรหรือบริษัท

ธุรกิจที่ต้องการเพิ่มความเป็นระบบและความถูกต้องในการบันทึกค่าใช้จ่าย

บริษัทที่ต้องการยกระดับมาตรฐานการจัดทำบัญชีและเพิ่มความแม่นยำของข้อมูลด้านการเงิน สามารถใช้บัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายบริษัทให้เป็นหมวดหมู่และเข้าถึงได้ง่าย การที่ข้อมูลการใช้จ่ายถูกรวบรวมในระบบเดียว ช่วยให้ฝ่ายตรวจสอบและฝ่ายบัญชีสามารถสรุปรายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด และส่งเสริมการจัดทำงบการเงินที่สะท้อนต้นทุนจริงขององค์กร

ตารางเปรียบเทียบการใช้ บัตรเครดิตนิติบุคคล / บัตรเครดิตบริษัท และบัตรเครดิตส่วนตัว ในงานธุรกิจ

วิธีใช้งาน Corporate Card ช่วยคุมงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพ

1. กำหนดวัตถุประสงค์การใช้บัตร

เริ่มจากองค์กรหรือบริษัทกำหนดวัตถุประสงค์การใช้บัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) ว่าครอบคลุมค่าใช้จ่ายประเภทใดบ้าง เช่น การเดินทาง การจัดซื้อ หรือค่าใช้จ่ายสำนักงาน จากนั้นกำหนดนโยบายที่ชัดเจน เช่น ประเภทค่าใช้จ่ายที่อนุญาต เอกสารประกอบที่ต้องใช้ และหลักเกณฑ์การอนุมัติ

2. ระบุผู้ถือบัตร

องค์กรหรือบริษัทสามารถกำหนดให้ผู้บริหาร หัวหน้าแผนก หรือพนักงานที่เกี่ยวข้องเป็นผู้ถือบัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) ได้ โดยผู้ถือบัตรควรรับทราบนโยบายการใช้งาน วงเงิน และข้อปฏิบัติต่างๆ

3. กำหนดวงเงินและหมวดใช้จ่าย

จุดเด่นของบัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) คือองค์กรหรือบริษัทสามารถกำหนดวงเงิน (Credit limit) เพื่อให้สอดคล้องกับความจำเป็น และนโยบายการใช้จ่ายขององค์กรหรือบริษัทได้

4. จัดทำรอบรายงานและกำหนดขั้นตอนอนุมัติ

องค์กรหรือบริษัทควรกำหนดขั้นตอนปฏิบัติในการจัดส่งเอกสาร รวมถึงขั้นตอนการอนุมัติสำหรับการเบิกค่าใช้จ่ายจากการใช้บัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) เช่น รายสัปดาห์หรือรายเดือน เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถรวบรวมและตรวจสอบค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ บัตรเครดิตบางประเภทมีระบบออนไลน์ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลค่าใช้จ่ายได้ทันที

5. สื่อสารนโยบายและสร้างวินัยการใช้บัตร

การมีคู่มือใช้งานที่ชัดเจนจะช่วยให้ผู้ถือบัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) ปฏิบัติตามนโยบายได้ง่ายขึ้น และลดความคลาดเคลื่อนในการใช้จ่าย

บัตรเครดิตสำหรับลูกค้าธุรกิจจากธนาคารยูโอบี ตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารค่าใช้จ่ายของธุรกิจ

ธนาคารยูโอบีมีบริการบัตรเครดิตสำหรับลูกค้าธุรกิจ (นิติบุคคล) ที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ประเภทค่าใช้จ่ายขององค์กรหรือบริษัท โดยมีให้เลือก 3 ประเภทตามวัตถุประสงค์การใช้งาน ได้แก่

• บัตรยูโอบี คอร์ปอเรท การ์ด (UOB Corporate Card)
• บัตรยูโอบี คอร์ปอเรท การ์ด เพื่อการเดินทาง (UOB Central Travel Account)
• บัตรยูโอบี คอร์ปอเรท การ์ด เพื่อการจัดซื้อ (UOB Purchasing Card)

บัตรเครดิตทั้งสามประเภทช่วยให้บริษัทบริหารค่าใช้จ่ายได้เป็นระบบ ตั้งแต่นโยบายการกำหนดวงเงิน การควบคุมหมวดใช้จ่าย ไปจนถึงการตรวจสอบข้อมูลผ่านระบบออนไลน์ ลดภาระการสำรองจ่ายของพนักงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายบัญชีได้อย่างเห็นผล สำหรับผู้ที่ต้องการข้อมูลเพิ่มเติม สามารถศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับ บัตรเครดิตสำหรับลูกค้าธุรกิจ จากธนาคารยูโอบี ได้ที่นี่

เงื่อนไขเป็นไปตามที่ธนาคารกำหนด

ด้วยตัวเลือกบัตรเครดิตนิติบุคคล หรือบัตรเครดิตบริษัท (Corporate Card) ที่หลากหลาย องค์กรหรือบริษัทสามารถเลือกใช้งานบัตรเครดิตให้ตรงกับรูปแบบค่าใช้จ่ายและแนวทางการบริหารงานขององค์กรหรือบริษัทได้ ช่วยให้การทำธุรกรรมสะดวก ปลอดภัย รองรับการใช้จ่ายแบบไร้เงินสด และทำให้การจัดการด้านการเงินของธุรกิจคล่องตัวยิ่งขึ้น

ข้อมูลอ้างอิง

1. พิกัด Understanding Corporate Credit Card Programs. สืบค้นวันที่ 10 มกราคม 2569 จาก https://www.jpmorgan.com/insights/treasury/cards-expense-management/what-is-a-corporate-credit-card-and-how-do-they-work
2. พิกัด การสมัครใช้บัตรเครดิตองค์กร : คู่มือ. สืบค้นวันที่ 10 มกราคม 2569 จาก https://stripe.com/th/resources/more/applying-for-corporate-credit-cards-a-guide#kaarcchadkaarbatrekhrditsamhrabbrisath
3. พิกัด What is a Corporate Credit Card and how do they work?. สืบค้นวันที่ 10 มกราคม 2569 จาก https://www.axis.bank.in/blogs/credit-card/what-is-a-corporate-credit-card