ทำไมทุกบริษัทควรต้องมีระบบ Payroll

หากพูดถึงเงินเดือน สำหรับพนักงานทั่วไปอาจจะนึกถึงเรื่องของการเฉลิมฉลอง หรือเรื่องการจัดสรรปันส่วนสำหรับใช้จ่ายในแต่ละเดือน แต่สำหรับ HR ในบริษัทขนาดเล็ก บริษัท SME หรือแม้กระทั่งบริษัทขนาดใหญ่ อาจจะนึกถึงระบบการจ่าย Payroll เพราะเมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น การคำนวณเงินเดือนพนักงานด้วยตัวเองอาจจะต้องใช้เวลานานและมีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดสูง จะดีกว่าไหม หากบริษัทคุณมีระบบ Payroll โปรแกรมระบบการจัดการคำนวณเงินเดือนที่ออกแบบมาให้คุณจัดการเรื่องเงินเดือนได้สะดวก ง่ายและรวดเร็วกว่าที่เคย

Payroll คืออะไร

“Payroll” หรือที่หลายคนเรียกว่า “บัญชีเงินเดือน” เป็นโปรแกรมที่เข้ามาคอยช่วยเหลือแผนกทรัพยากรบุคคล (Human Resource: HR) ในการทำเงินเดือนให้ง่ายและประหยัดเวลามากขึ้น รวมถึงช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดความผิดพลาดจากการคำนวณด้วย เนื่องจากการคำนวณเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน ต่างก็มีข้อมูลเฉพาะและปัจจัยร่วมอื่นๆ มากมาย อีกทั้งยังมีเงื่อนไขของแต่ละบริษัทที่จะถูกนำมาคิดคำนวณ รวมถึงภาษีและเงินสมทบกองทุนประกันสังคมตามที่กฎหมายกำหนดด้วย ซึ่งรายละเอียดยิบย่อยเหล่านี้ หากต้องใช้พนักงานคำนวณข้อมูลสำหรับแต่ละบุคคลก็คงจะยุ่งยาก เสียเวลา อีกทั้งยังมีโอกาสผิดพลาดสูง ดังนั้นบริษัทต่างๆ จึงหันมาใช้งานระบบบริการจ่ายเงินเดือน หรือ Payroll เพื่อช่วยในการจัดการเงินเดือนนั่นเอง โดยโปรแกรมเงินเดือน (Payroll) จะเหมาะสำหรับ

1. กิจการที่ต้องการลดขั้นตอนในการทำเงินเดือน
2. กิจการที่มีพนักงานจำนวนมาก
3. กิจการที่ต้องการระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
4. กิจการที่ต้องการการบันทึกบัญชีหรือรายงานที่แสดงเงินเดือนแยกตามรายแผนกหรือตามตำแหน่ง

แต่สำหรับบริษัท SME หรือบริษัทขนาดเล็กที่ยังไม่เคยใช้ระบบนี้ และกำลังลังเลว่า Payroll จำเป็นกับบริษัทจริงๆ หรือไม่ หรือหากลงทุนใช้งานแล้วจะได้รับประโยชน์หรือมีข้อดีอะไรอีกบ้าง วันนี้เราขอนำเสนอข้อมูลต่างๆ เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้น

มีระบบจ่ายเงินเดือน Payroll แล้วดีกว่าอย่างไร

1. ประหยัดเวลา

   ในแต่ละเดือนกระบวนการจ่ายเงินเดือนของพนักงานจะมีปัจจัยร่วมต่างๆ ที่ฝ่าย HR ต้องนำมาคิดคำนวณเพื่อหักและจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานแต่ละคน เช่น วันลา การขาดงาน การเข้า-ออกงาน ฯลฯ ซึ่งระบบ Payroll สามารถช่วยคุณคิดคำนวณและประมวลผลปัจจัยร่วมเหล่านี้ได้ทั้งหมด จึงช่วยให้ประหยัดเวลา ทำให้การจัดการเรื่องเงินเดือนเป็นเรื่องง่าย แถมมีเวลาไปจัดการกับงานส่วนอื่นได้สบาย

2. ลดความผิดพลาดของข้อมูล

   ในระบบการจ่ายเงินเดือน หรือ Payroll จะมีการบันทึกข้อมูลของพนักงานแต่ละคนตามที่เราได้ตั้งไว้ รวมถึงข้อมูลของประกันสังคม การหักภาษี เงินชดเชยที่ต้องจ่าย ก็สามารถตั้งค่าให้มาคำนวณร่วมกับเงินเดือนที่ต้องจ่ายได้เช่นกัน ซึ่งนอกจากจะช่วยประหยัดเวลาได้แล้ว ยังช่วยลดความผิดพลาดของข้อมูลที่อาจสร้างความเสียหายให้แก่บริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

3. จ่ายเงินเดือนได้ตรงเวลา

   เสริมความมั่นใจและความมั่นคงให้ตัวพนักงานและบริษัทของคุณให้มากยิ่งขึ้น เพราะเมื่อเราสามารถประหยัดเวลา และจัดการข้อมูลเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนภายในบริษัทได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วแล้ว จะช่วยทำให้บริษัทสามารถจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานได้อย่างตรงเวลานั่นเอง

   

4. ลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และค่าปรับ

   แม้บริษัทจะต้องใช้เงินในการลงทุนเพื่อเข้าใช้งานระบบ Payroll แต่รู้หรือไม่ระบบการบริการจ่ายเงินเดือนนี้กลับช่วยลดภาระให้กับบริษัทในการจ้าง Outsource เพื่อช่วยจัดการบริหารเงินเดือน รวมถึงยังช่วยลดความเสี่ยงกับค่าปรับที่อาจเกิดจากความล่าช้าในการจ่ายเงินเดือนได้อีกด้วย

5. อยู่ที่ไหนก็ทำได้

   เพราะ Payroll เป็นระบบการจัดการเงินเดือนแบบออนไลน์ที่สามารถเข้าไปจัดการระบบได้โดยไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศหรือใช้คอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียวในการจัดการ จึงช่วยเพิ่มความสะดวกในการดูแลและจัดการข้อมูล อีกทั้งยังเหมาะกับบริษัทรุ่นใหม่ที่เริ่มมีการแบ่งวันทำงานที่บ้านได้ด้วย

6. ความปลอดภัยของข้อมูล

   หมดกังวลเรื่องข้อมูลการเงิน ข้อมูลเงินเดือน หรือข้อมูลของพนักงานจะเสี่ยงต่อการถูกโจรกรรมข้อมูล หลุดรั่วออกไป หรือรู้ข้อมูลเงินเดือนของพนักงานกันเองได้ เพราะในระบบ Payroll มีการรักษาความปลอดภัยระดับสูง หากต้องการเข้าถึงข้อมูลจะต้องใช้รหัสเพื่อเข้าสู่ระบบนั่นเอง

เห็นไหมว่าการมีระบบ Payroll หรือระบบบริการจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติมีข้อดีที่สามารถช่วยคุณบริหารจัดการการจ่ายเงินเดือนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ เรื่องการจ่ายเงินเดือนเป็นเรื่องสำคัญและมีความอ่อนไหว หากคุณมีระบบการจัดการที่ดีก็จะสามารถช่วยลดค่าใช้จ่าย และสร้างรากฐานให้บริษัทหรือองค์กรของคุณให้มั่นคง พร้อมเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ บริการจ่ายเงินเดือน Payroll จากธนาคารยูโอบี คลิกที่นี่