ทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ถูกต้อง เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและสร้างเครดิตธุรกิจ

สำหรับผู้ประกอบการหลายราย การทำบัญชีอาจถูกมองว่าเป็นงานเอกสารที่ต้องจัดการเมื่อใกล้ยื่นภาษี แต่ในมุมของธนาคารและผู้ให้สินเชื่อ รายการเดินบัญชี รายรับรายจ่าย และเอกสารทางการเงินที่ถูกบันทึกไว้อย่างเป็นระบบ คือหลักฐานสำคัญที่สะท้อน วินัย ความโปร่งใส และความสามารถในการบริหารเงินสดของกิจการอย่างชัดเจน เมื่อรายการทางการเงินถูกบันทึกไว้อย่างเป็นระบบ ธุรกิจจะมีหลักฐานที่สะท้อนภาพรวมการดำเนินงานได้อย่างแม่นยำ ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญในการสร้างความน่าเชื่อถือทางการเงิน

ทำไมบัญชีรายรับรายจ่ายจึงสำคัญเมื่อต้องการขอสินเชื่อ

ในการยื่นขอสินเชื่อ ข้อมูลทางการเงินที่ครบถ้วนและเป็นระบบช่วยให้การประเมินภาพรวมของธุรกิจเป็นไปอย่างชัดเจนมากขึ้น โดยเฉพาะเมื่อบัญชีรายรับรายจ่ายถูกจัดทำไว้อย่างเป็นระเบียบ ต่อไปนี้คือเหตุผลว่าทำไมธุรกิจจึงควรให้ความสำคัญกับการทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้เป็นระบบ

เห็นกระแสเงินสดจริง

แม้ยอดขายจะดี แต่หากเงินยังไม่เข้าตามรอบเครดิตเทอม (Credit Term) ก็อาจทำให้ธุรกิจขาดสภาพคล่องได้ การบันทึกรายรับรายจ่ายอย่างครบถ้วนช่วยให้เห็นจังหวะเงินเข้าและออกชัดขึ้น และช่วยให้วางแผนรับมือได้ทันเวลา

สรุปผลการดำเนินงานได้แม่นยำกว่าเดิม

เมื่อข้อมูลรายรับรายจ่ายถูกบันทึกเป็นหมวดหมู่และต่อเนื่อง การจัดทำงบกำไรขาดทุนหรือรายงานประจำเดือนจะง่ายขึ้น ลดความคลาดเคลื่อน และทำให้เอกสารทางการเงินต่างๆ สอดคล้องกัน

โปร่งใสและตรวจสอบย้อนกลับได้ง่าย

การมีหลักฐานประกอบทุกครั้งที่มีรายรับหรือรายจ่าย เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ หรือสลิปโอน ช่วยลดข้อสงสัยในรายการที่อาจไม่ชัดเจน และทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้สะดวกขึ้น

ช่วยให้ภาพรวมเครดิตธุรกิจดูน่าเชื่อถือ

ข้อมูลการเงินที่สม่ำเสมอและตรวจสอบได้ เป็นองค์ประกอบสำคัญที่สนับสนุนการประเมินความเสี่ยงของธุรกิจ เมื่อธุรกิจมีประวัติทางการเงินที่เป็นระบบก็ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือเมื่อต้องยื่นเอกสารด้านการเงินในโอกาสต่างๆ การจัดทำบัญชีอย่างถูกต้องไม่ได้รับประกันผลการอนุมัติสินเชื่อ แต่ช่วยให้ข้อมูลมีความเป็นระเบียบ เข้าใจง่าย และเอื้อต่อการประเมินของผู้เกี่ยวข้องมากขึ้น

6 ขั้นตอนเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้เป็นระบบสำหรับธุรกิจ

1.แยกบัญชีธุรกิจกับบัญชีส่วนตัว

การปะปนรายรับรายจ่ายส่วนตัวกับของธุรกิจทำให้ภาพรวมทางการเงินคลาดเคลื่อนและตรวจสอบได้ยาก การใช้บัญชีธุรกิจสำหรับรายรับและรายจ่ายทั้งหมดช่วยให้ข้อมูลชัดเจนและเป็นมืออาชีพมากขึ้น

2.จัดหมวดหมู่รายรับรายจ่ายให้ชัดเจน

เริ่มจากกำหนดหมวดพื้นฐาน เช่น รายได้จากการขายออนไลน์หรือหน้าร้าน ต้นทุนวัตถุดิบ ค่าแรง ค่าน้ำไฟ ค่าเช่า ค่าใช้จ่ายด้านการตลาด และค่าใช้จ่ายประจำอื่นๆ เพื่อให้สรุปผลและวิเคราะห์โครงสร้างต้นทุนได้ง่ายขึ้น

3.บันทึกข้อมูลให้สม่ำเสมอและใกล้เคียงเวลาจริง

ควรบันทึกรายการรายรับและรายจ่ายทันทีหรือเป็นประจำทุกวัน เพื่อลดความผิดพลาดและป้องกันการตกหล่นของข้อมูล โดยกำหนดช่วงเวลาการบันทึกข้อมูลที่แน่นอนในแต่ละวัน เช่น ก่อนปิดร้าน หรือก่อนเลิกงาน

4.เก็บหลักฐานประกอบให้ครบทุกครั้ง

ทุกค่าใช้จ่ายควรมีเอกสารรองรับ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี สลิปโอน หรือใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบย้อนหลังและเชื่อมโยงกับรายการบัญชี

5.ปิดยอดรายสัปดาห์และสรุปรายเดือน

ตรวจสอบยอดเงินสดและรายการเดินบัญชีอย่างสม่ำเสมอ พร้อมสรุปรายรับ รายจ่าย กำไรขั้นต้น และค่าใช้จ่ายคงที่ในแต่ละเดือน เพื่อมองเห็นสถานะการเงินที่แท้จริง

6.ใช้โปรแกรมบัญชีเพื่อช่วยจัดการข้อมูล

เมื่อข้อมูลทางการเงินมีมากขึ้น การบันทึกแบบเดิมอาจตรวจสอบได้ยาก โปรแกรมบัญชีช่วยจัดการรายรับรายจ่าย ออกเอกสารธุรกิจ สรุปรายงาน และเตรียมข้อมูลภาษีได้สะดวกขึ้น ช่วยให้การทำบัญชีมีความเป็นระบบ แม่นยำ และตรวจสอบได้ตลอดเวลา โดยไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่ซับซ้อน

PEAK จาก UOB BizSmart ตัวช่วยจัดการบัญชี และจัดการการเงินอัตโนมัติสำหรับธุรกิจ SME

แพลตฟอร์มบัญชีออนไลน์ PEAK เครื่องมือที่ช่วยให้การจัดการบัญชี การเงิน และภาษีเป็นเรื่องง่าย ด้วยเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI), ตัวกลางการเชื่อมต่อโปรแกรมสองตัวเข้าด้วยกัน (Application Programming Interface: API) และเทคโนโลยีการแปลงข้อความที่อยู่ในรูปให้เป็นข้อความ (Optical Character Recognition: OCR) ที่ทันสมัย PEAK ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถจัดการงานบัญชีและภาษีหลังบ้านได้โดยอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพ ช่วยสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลรายได้ ค่าใช้จ่าย กำไร กระแสเงินสด สินค้าขายดี หรือกลุ่มลูกค้ารายใหญ่แบบเรียลไทม์ (Real-Time) เพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่แม่นยำและรวดเร็ว

เงื่อนไขเป็นไปตามที่ธนาคารกำหนด

เคล็ดลับทำให้บัญชีดูน่าเชื่อถือในมุมของผู้พิจารณาด้านการเงิน

• ข้อมูลรายรับรายจ่ายไม่ปะปนกับรายการส่วนตัว
• ต้นทุนและยอดขายสอดคล้องกับรูปแบบธุรกิจ
• เอกสารประกอบครบถ้วนและเชื่อมโยงกันได้
• ไม่มีประวัติค้างชำระหรือผิดนัด ซึ่งอาจกระทบต่อความน่าเชื่อถือของเครดิต

เช็คลิสต์เมื่อเตรียมขอสินเชื่อ

• สรุปรายรับรายจ่ายย้อนหลังอย่างน้อย 6–12 เดือน
• รายการเดินบัญชีที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจจริง
• เอกสารรายได้ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และใบกำกับภาษี
• รายละเอียดภาระหนี้และตารางการชำระคืน

การจัดเตรียมข้อมูลเหล่านี้อย่างครบถ้วนจะช่วยให้ภาพรวมทางการเงินของธุรกิจชัดเจนขึ้น และทำให้ขั้นตอนการยื่นขอสินเชื่อเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น

UOB BizMoney สินเชื่อเพื่อธุรกิจขนาดเล็กจากธนาคารยูโอบี

เมื่อธุรกิจจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างเป็นระบบ และเตรียมเอกสารทางการเงินได้ครบถ้วน จะช่วยให้การวางแผนสภาพคล่องและการขอแหล่งเงินทุนเป็นไปอย่างมีแบบแผนมากขึ้น หนึ่งในทางเลือกสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการเงินทุนเพื่อเสริมสภาพคล่องหรือขยายกิจการ คือ UOB BizMoney สินเชื่อเพื่อธุรกิจขนาดเล็กที่ออกแบบมาให้เข้าถึงได้โดยไม่ต้องใช้หลักทรัพย์ค้ำประกัน วงเงินกู้สูงสุด 5 ล้านบาท และระยะเวลาผ่อนชำระสูงสุด 5 ปี

การพิจารณาสินเชื่อและอัตราดอกเบี้ยเป็นไปตามเงื่อนไขที่ธนาคารกำหนด

ตารางตัวอย่างการทำบัญชีในธุรกิจแต่ละประเภท

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างถูกต้องและเป็นระบบ ช่วยให้ธุรกิจโปร่งใส มีข้อมูลที่ใช้ประกอบการตัดสินใจด้านการเงิน และพร้อมสำหรับการยื่นขอสินเชื่อในเวลาที่ต้องการ หากเริ่มจากการแยกบัญชี บันทึกข้อมูลสม่ำเสมอ และเก็บหลักฐานครบถ้วน ธุรกิจจะมองเห็นภาพรวมได้ชัดเจนขึ้นภายในเวลาไม่นาน และมีระบบหลังบ้านที่รองรับการเติบโตในระยะยาว

ข้อมูลอ้างอิง

1. พิกัด รายรับ-รายจ่ายของธุรกิจ ต้องผ่านธนาคาร. สืบค้นเมื่อวันที่ 3 มกราคม 2569 จาก https://www.pattanakit.net/index.php?lay=show&ac=article&Id=538705343&Ntype=129
2. พิกัด วิธีจัดทำบัญชีรับรายจ่ายเบื้องต้นสำหรับเจ้าของธุรกิจมือใหม่. สืบค้นเมื่อวันที่ 3 มกราคม 2569 จาก https://pmaccounting.net/basic-income-expense-accounting/
3. พิกัด 5 เหตุผลที่สถาบันการเงินใช้ตัดสินใจให้อนุมัติเงินกู้. สืบค้นเมื่อวันที่ 3 มกราคม 2569 จาก https://flowaccount.com/blog/5-reasons-to-get-a-business-loan/
4. พิกัด แชร์ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายและเทคนิคเขียนให้ถูกต้อง ก่อนส่งธนาคาร. สืบค้นเมื่อวันที่ 3 มกราคม 2569 จาก https://www.mac5legacy.com/post/example-for-income-and-expense-account